Come Creare un Foglio Presenze Mensili dei Dipendenti con Excel

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Un foglio presenze mensile è uno strumento essenziale in azienda per registrare le giornate di presenza, le assenze, eventuali ritardi, ferie o permessi dei dipendenti. Excel offre un ambiente perfetto per costruirlo: è versatile, consente automatismi e reportistica e rimane accessibile anche a chi ha competenze informatiche di base. Pur potendo partire da modelli già pronti, realizzare un foglio personalizzato consente di adattarlo perfettamente alle proprie esigenze e di integrare logiche contabili o normative.

Scegliere un modello oppure partire da zero

Esistono numerosi modelli di foglio presenze mensili dipendente pronti, per esempio quelli proposti da Tuaimpresa.net, che permettono di iniziare velocemente. Tali modelli offrono già una struttura di base, con colonne per i giorni del mese, righe per i dipendenti e legende con sigle (P‑presente, A‑assente, L‑ritardo, ecc.). Se si preferisce personalizzare il foglio o includere logiche specifiche (come conteggi ore, permessi, totalizzatori), è consigliabile costruirlo da zero.

Struttura di base del foglio presenze

Inizia una nuova cartella Excel. Nella prima riga crea un titolo unificato (es. “Presenze – Gennaio 2026”) unendo le celle da A1 a AE1 e formattalo in evidenza.

A4 inserisci la colonna “Nome Dipendente”. Da B4 in poi, inserisci i numeri da 1 a 31 (o 28‑30 a seconda del mese), per creare le colonne giornaliere.

Aggiungi colonne aggiuntive a destra per totali mensili (Presenze, Assenze, Ritardi, Ore totali ecc.) secondo le esigenze aziendali.

Compilazione e codifica delle presenze

Per mantenere coerenza, definisci un codice semplice: ad esempio P per Presente, A per Assente, L per Ritardo, F per Ferie. Conserva la legenda in un foglio separato o in un’area visibile del documento.

Per evitare errori di digitazione, usa Convalida dati (Data Validation): imposta elenchi a discesa con le sigle previste. Tutti i fogli saranno uniformi e affidabili.

Evidenziare weekend e festività

Utilizza la formattazione condizionale o colora manualmente le colonne del sabato o della domenica in un colore diverso (es. grigio chiaro). Così sarà chiaro che quei giorni possono non essere lavorativi.

Per festività specifiche, puoi applicare un colore diverso (es. rosso) per distinguerle chiaramente.

Calcoli automatici con formule

Utilizza formule per conteggiare rapidamente presenze, assenze e ritardi. Ad esempio, nella cella sotto la colonna Totale Presenze del dipendente 1:

=COUNTIF(B5:AF5;”P”) per contare i giorni di presenza.
=COUNTIF(B5:AF5;”A”) per contare le assenze.

Queste formule calcolano automaticamente i totali mensili.

Miglioramenti con formattazione e protezione

Per evitare modifiche accidentali, puoi bloccare le celle che non vanno modificate (come intestazioni e formule) lasciando sbloccate solo le celle dove inserire le sigle. Questo si fa tramite la scheda Protezione › Proteggi foglio, una volta impostata la struttura base.

Aggiungi grafici o sintesi visive in una sezione a parte, per esempio numero totale di presenti per giorno o percentuale di ore lavorate, sfruttando i totali già calcolati.

Gestione mensile e archiviazione annuale

Puoi creare un file unico con più fogli, uno per ogni mese, per avere il tracking annuale in una sola cartella. In alternativa, è possibile mantenere un foglio unico con un dato “mese” filtrabile.

Per il riepilogo annuale, puoi creare un foglio separato con riepiloghi mensili per dipendente, utilizzando formule =SOMMA o =SOMMA.SE sui fogli mensili.

Customizzazione avanzata e suggerimenti pratici

Aggiungi orario di entrata/uscita e calcolo ore lavorate: usa colonne separate per inizio e fine orario e formula =Fine–Inizio per ore giornaliere. Totale mensile con =SOMMA(...).
Gestione permessi o premi: aggiungi codici come WP (lavoro pagato, ma in permesso) o WFH (lavoro da casa), scegliendo sigle personalizzate.
Dashboard: usa tabelle pivot o grafici per ottenere la percentuale di presenza, confronto tra reparti o andamento mensile.
Automazione: per team digitali, è possibile integrare l’excel con moduli di Google Forms o script per compilare automaticamente i dati, ma questo va oltre la guida base.

Conclusione

Realizzare un foglio presenze mensile in Excel è una soluzione efficace, personalizzabile e accessibile a molte aziende. La struttura classica prevede giorni del mese in colonna, nomi dei dipendenti in riga e colonne aggiuntive per totali. L’uso di Data Validation, formule COUNTIF, formattazione condizionale e protezione del foglio aumenta l’affidabilità e la facilità d’uso. I template già pronti (ad esempio da Smartsheet o Clockify) offrono una base rapida, ma creare un format personalizzato consente maggiore flessibilità.

Seguendo questi passaggi si ottiene un sistema chiaro, efficiente e duraturo, utile per la gestione presenze, il payroll, la reportistica e l’analisi del personale. Se ti interessa, posso fornirti anche un esempio pratico da scaricare o ulteriori suggerimenti per automazioni con Excel.